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Eine Empfangsdame ist normalerweise die erste Person, die Sie beim Betreten einer Büroumgebung sehen. Seine Hauptaufgabe in jeder Organisation, ob im öffentlichen, privaten oder freiwilligen Sektor, besteht darin, die Organisation professionell gegenüber den Gästen zu vertreten und auch grundlegende Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben, Terminplanung und anderen Aufgaben zu leisten. Empfangsmitarbeiter unterstützen möglicherweise die Verwaltung oder sind Hochschulabsolventen, die gerne etwas über das Innenleben des Unternehmens erfahren möchten, an dem sie interessiert sind.
Administrativ
Eines der Ziele einer Empfangsdame ist die Unterstützung der Verwaltungsfunktion eines Unternehmens. Kopieren, Ablegen und Vorbereiten von Dokumenten sowie Organisieren von Büromaterial und Bereitstellen der wichtigsten Materialien für Ihre Vorgesetzten. Es verarbeitet auch gesendete und empfangene E-Mails.
Kundendienst
Das Hauptziel dieses Berufs ist der Kundenservice. Eine Empfangsdame beantwortet das Telefon mit einer freundlichen, professionellen Begrüßung und leitet Anrufe an interne Parteien weiter. Die Beantwortung allgemeiner Fragen von Kunden und potenziellen Kunden zu Öffnungszeiten, verfügbaren Produkten, Dienstleistungen und Gebühren fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich einer Empfangsdame.
Termine verwalten
Ein weiteres Ziel einer Empfangsdame ist es, den Zeitplan für das Unternehmen zu verwalten. Er verwaltet den Zeitplan für Termine, einschließlich neuer Reservierungen, Stornierungen und Änderungen von Terminen. Gute organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail sind wesentliche Fähigkeiten für diesen Fachmann.
Andere Aufgaben
Die Zubereitung von Bürokaffee, Snacks und Snacks für Besprechungen und das Telefonieren mit Teammitgliedern sind Beispiele für andere Aufgaben für die Empfangsdame. In einigen Büros sammeln Rezeptionisten Geld für das Sozialkomitee, liefern Parkscheine und Morgenpost.
