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Ein PDF ("Portable Document Format") ist ein Dateityp, der von mehreren Benutzern gemeinsam genutzt werden kann. Obwohl ein mit einem Textverarbeitungsprogramm erstelltes Dokument von Computer zu Computer unterschiedlich aussehen kann, enthält ein PDF-Dokument Schriftarten und Bilder für sich und behält die Formatierung bei, unabhängig davon, wo es geöffnet wird. PDFs können auch interaktiv sein, sodass der Ersteller eines Dokuments Felder einfügen kann, die der Empfänger ausfüllen kann, bevor er es per E-Mail zurücksendet. Wenn Sie ein solches Formular erhalten, müssen Sie einige Dinge wissen.
Schritt 1
Speichern Sie die angehängte PDF-Datei auf Ihrem Computer. Die Vorgehensweise kann geringfügig variieren, je nachdem, mit welchem Programm Sie E-Mails lesen. In der Regel befindet sich jedoch neben dem Anhang zur E-Mail-Nachricht eine Schaltfläche zum Herunterladen.
Schritt 2
Öffnen Sie die PDF-Datei. Wenn Ihr Computer kein Programm zum Öffnen findet, müssen Sie einen kostenlosen PDF-Reader herunterladen. Obwohl Acrobat Reader am häufigsten verwendet wird, gibt es einige andere Optionen. Weitere Beispiele finden Sie im Abschnitt "Ressourcen". Öffnen Sie nach der Installation des Programms das PDF.
Schritt 3
Stellen Sie sicher, dass das PDF ein interaktives Formular oder einen interaktiven Plan enthält. Ein interaktives Formular verfügt normalerweise über eine Popup-Menüleiste am oberen Bildschirmrand mit der Meldung "Dieses Dokument enthält interaktive Formularfelder". Wenn Sie in diesem Feld auf die Schaltfläche "Felder auswählen" klicken, werden alle ausfüllbaren Felder im Dokument hervorgehoben. Klicken Sie auf ein beleuchtetes Feld. Der Cursor ändert sein Aussehen und je nach Feldtyp können Sie ihn entweder eingeben oder eine Option aus einem Listenformatmenü auswählen. Drücken Sie "Tab", um den Cursor von einem Feld zum nächsten zu bewegen. Ein flaches Formular enthält keine interaktiven Felder. Wenn Sie über die Vollversion von Adobe Acrobat verfügen, können Sie diese mit dem Schreibmaschinentool ausfüllen, mit dem Sie nur an einer beliebigen Stelle Text eingeben können, an der Sie den Cursor einfügen. Acrobat ist jedoch ein kostenpflichtiges Programm und nicht für jeden zugänglich. Eine Alternative ist die Verwendung eines Onlinedienstes wie PDFescape, mit dem Sie das Formular laden, ausfüllen und speichern können.
Schritt 4
Speichern Sie die fertige PDF-Datei auf Ihrem Computer. Wählen Sie einen Speicherort, an dem Sie sie leicht finden können. Wenn Sie die Datei heruntergeladen haben, wurde sie möglicherweise im Standard-Download-Ordner Ihres Computers gespeichert. Wenn Sie nicht wissen, wo sie sich befindet, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, sie zu finden. Speichern Sie es auf dem Desktop oder in Ihrem Ordner "Dokumente", um den Vorgang zu vereinfachen.
Schritt 5
Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm. Verfassen Sie eine neue Nachricht an den Absender oder wählen Sie einfach die Option "Antworten". Hängen Sie das fertige PDF an Ihre E-Mail an und klicken Sie auf "Senden".
