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Das alphanumerische System ist eine Option zum Organisieren von Datensätzen und bietet Benutzern wie andere Speichermethoden eine systematische Methode zum Speichern und Zugreifen auf wichtige Informationen.
Kombination
Ein alphanumerisches System ist eine Kombination aus Buchstaben (von A bis Z angeordnet) und Zahlen (vom kleinsten zum größten geordnet).
Wie funktioniert es
Das alphanumerische System verwendet eine Kombination aus Namen (normalerweise ein Betreff) und Ziffern. Wenn sie groß sind, verwenden sie normalerweise indirekten Zugriff, dh, ein Index oder Code muss zum Abrufen einer Datei herangezogen werden. Solche Großsysteme sind im Allgemeinen automatisiert.
Leistungen
Die Verwendung eines Codes in einem System mit indirektem Zugriff dient dazu, Dateinamen zu verkürzen und die Systemsicherheit zu erhöhen, da ein Benutzer mit dem Code zum Abrufen von Dateien vertraut sein muss, heißt es im "West Virginia County Records Management Manual".
Nachteile
Benutzer eines alphanumerischen Systems benötigen mehr Schulung als bei Verwendung einer rein alphabetischen oder numerischen Methode. Fehler sind häufiger und schwieriger zu korrigieren als ein einfacheres System.
Beispiel
Ein Beispiel für eine alphanumerische Organisationsmethode ist das Katalogisierungssystem der Library of Congress, das seine Materialien mit zwei Buchstaben organisiert, um große Bereiche und Zahlen zu identifizieren und spezifischere Themen und Regalinformationen anzuzeigen.
