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Empfangsmitarbeiter sind normalerweise die ersten Personen, die Sie beim Betreten eines Büros sehen. Dies macht sie zu einer wichtigen Repräsentation der Unternehmen, für die sie arbeiten, und der anderen Fachkräfte im Büro. Die Einhaltung der Geschäftsetikette ist ein wichtiger Teil der Arbeit einer Empfangsdame, aber die vielen Änderungen und Meinungen, die gute Manieren ausmachen, erschweren es einer Empfangsdame oder einem Vorgesetzten, ein angemessenes Verhalten zu bestimmen.
Bedeutung
Die Bedeutung einer Empfangsdame als Person, die dem Anrufer und den Besuchern einen ersten Eindruck vermittelt, ist schwer zu übertreiben. Eine Empfangsdame mit schlechten Manieren gibt vor einem Meeting einen negativen Ton an und schafft kein Vertrauen in potenzielle Kunden. Auf der anderen Seite vermittelt eine Empfangsdame, die die Etikette eines Geschäftsumfelds beachtet, ein starkes Gefühl von Professionalität und Effizienz. Dies verbessert nicht nur das Image des Unternehmens für Außenstehende, sondern hilft auch anderen Mitarbeitern, das Gefühl zu haben, dass ihr Büro ein professioneller Arbeitsplatz ist.
Typen
Empfangsmitarbeiter vertreten ihre Arbeitgeber auf verschiedene Weise. Das Beantworten von Telefonanrufen und das Begrüßen von Besuchern sind zwei der häufigsten Aufgaben für Empfangsmitarbeiter, und beide erfordern eine angemessene Etikette. Gemäß den Unternehmensrichtlinien müssen Empfangsmitarbeiter beim Empfang von Anrufen und bei der Kontaktaufnahme mit verschiedenen Kundentypen ein vorbestimmtes Skript am Telefon verwenden. In anderen Fällen können Rezeptionisten nach eigenem Ermessen jede Kundeninteraktion anders behandeln, jedoch mit dem entsprechenden Maß an Formalität und Professionalität. Personen, die im Büro arbeiten, geben manchmal zusätzliche Regeln an eine Empfangsdame weiter, z. B. wann und wie eine Empfangsdame sie kontaktieren kann.
Ausbildung
Während in einigen Büros Empfangsmitarbeiter ein Abitur oder ein Hochschuldiplom besitzen müssen, findet ein Großteil der Etikette-Ausbildung eines Empfangsmitarbeiters am Arbeitsplatz statt. Empfangsmitarbeiter können in einem Büro in einer Position arbeiten, in der keine Interaktion erforderlich ist, entweder als Dateneingabeauftrag oder als Büroassistent. Die Beachtung der Unternehmensrichtlinien und des Verhaltens von Empfangsmitarbeitern kann neue Mitarbeiter für eine erstmalige Position als Empfangsmitarbeiter qualifizieren, wodurch Erfahrungen generiert werden, die bei der Suche nach anderen Stellen für Empfangsmitarbeiter hilfreich sein können.
Überlegungen
Jede Branche und jedes Büro hat ihre eigenen Regeln für die Etikette einer Empfangsdame. Einige Büros erfordern einen formellen Kleidungs- und Sprachmodus. Andere schreiben eine lockere Form der Etikette vor, damit sich die Kunden entspannt und willkommen fühlen. Die Kommunikation zwischen einer neuen Empfangsdame und ihren Vorgesetzten ist wichtig, um alle wissen zu lassen, was erwartet wird. Wenn Sie sich als Empfangsdame der Etikette für eine bestimmte Situation nicht sicher sind, entschuldigen Sie sich höflich und fragen Sie einen leitenden Vorgesetzten oder Empfangsmitarbeiter, wie Sie reagieren sollen.
Tipps
Auch wenn jedes Büro anders ist, können Rezeptionisten von einigen der gleichen Tipps profitieren. Eine Multitasking-Person zu sein ist für eine gute Leistung unerlässlich, aber wenn jemand das Büro betritt, ist es wichtig, ihm Ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken. Dies bedeutet, Anrufe zu halten oder schnell zu erledigen, Papiere beiseite zu legen und direkten Blickkontakt herzustellen. Der Arbeitsbereich einer Empfangsdame muss übersichtlich sein, um professioneller zu wirken und um einfache Aufgaben wie das Auffinden von Informationen und das Anbieten eines Stifts zum Ausfüllen eines Formulars zu vereinfachen. Wenn Sie jemanden in ein Büro bringen, muss der Rezeptionist immer die Führung übernehmen, um dem Gast zu versichern, dass seine Anwesenheit erlaubt ist, und um ihn vor der Verlegenheit zu bewahren, nicht zu wissen, wohin er gehen soll.
