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Erfolgreiche Empfangsmitarbeiter sind in der Lage, viele Aufgaben zu erledigen und den Gästen, Besuchern und potenziellen Mitarbeitern des Unternehmens einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln. Ob in einem kleinen Unternehmen oder in einem multinationalen Unternehmen - richtige organisatorische Fähigkeiten können der Schlüssel zu einem guten Empfang sein. Gute Organisationsideen vereinfachen Routineaufgaben und verbessern die Gastfreundschaft.
Kurzanleitung
Erstellen Sie Kurzanleitungen für Routineinformationen, z. B. häufig verwendete Telefone, Büronummern und Nebenstellen. Trennen Sie diese Führungen in laminierte Ordner, um eine einfache Handhabung und einen schnellen Überblick zu gewährleisten. Bewahren Sie sie in organisierten Dateien auf, wenn sie nicht verwendet werden. Erwägen Sie, zusätzliche Kopien aufzubewahren, wenn Sie dies wünschen. Guides machen Sie effizienter und beschleunigen Routineaufgaben wie das Weiterleiten von Anrufen.
Hauptverpflichtungen
Erstellen Sie eine Liste geplanter Besuche für den Tag, sortiert nach Zeitplan. Geben Sie den Namen der Person und der Person an, die Sie über die Ankunft benachrichtigen. Auf diese Weise können Sie den Besuchern Begrüßungsphrasen anpassen. Wenn zum Beispiel ein Gast ankommt, können Sie sagen: "Willkommen, Mr. Smith, Frau Souza freut sich auf das Treffen." Durch diese Art des Empfangs fühlen sich Gäste willkommen und können die Ergebnisse des Meetings verbessern. Der persönliche Empfang ist besonders hilfreich für Vorstellungsgespräche. Wenn sich ein potenzieller Mitarbeiter willkommen fühlt, ist er für das Gespräch entspannter und hat eine günstigere Chance, für das Unternehmen zu arbeiten.
Planung für Intervalle
Stellen Sie sicher, dass Sie Unterstützung haben, um in bestimmten Abständen oder an Tagen, an denen Sie krank sind, zu helfen. Erstellen Sie Notizen, die die grundlegenden Aufgaben und Funktionen abdecken, die an jeden weitergegeben werden können, der Sie ersetzt. Sie können ein Rotationssystem für temporäre Ersetzungen zwischen verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens erstellen. Dadurch erhalten Sie mehr Kontakt zu den verschiedenen Bereichen des Unternehmens, wodurch Sie sich künftig leichter mit den Themen befassen können.
Scrapbooking
Erstellen Sie ein Message Board für das Unternehmen, das die positiven Nachrichten und Aktivitäten des Unternehmens hervorhebt. Aktualisieren Sie sie, wenn Sie Zeit haben, und legen Sie sie in den Wartebereich, damit die Besucher nachsehen können. Dies ist eine konstruktive Möglichkeit für Besucher, sich die Zeit zu nehmen, während sie auf ihre Termine warten, und ihnen dabei zu helfen, sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen. Indem Sie Ihre Gäste auf Trab halten, können Sie sich auf andere Aufgaben und Anrufe konzentrieren, was Ihre Effizienz erhöht.
Erfrischungen
Halten Sie Erfrischungen an Ihren Fingerspitzen. Installieren Sie einen kleinen Kühlschrank, um kalte Getränke unter Ihrem Schreibtisch oder im Wartebereich zu halten. Haben Sie eine individuelle Cafeteria in der Nähe sowie Zucker und Süßungsmittel. Legen Sie eine Servierplatte mit Backwaren auf Ihre Rezeption oder auf eine Schüssel mit Süßigkeiten. Nach Erfrischungen in der Nähe können Sie die Gäste des Unternehmens begrüßen, ohne die Rezeption zu verlassen.
