Inhalt
- Erster Teil des Treffens
- Zweiter Teil des Treffens
- Dritter Teil des Treffens und Unterschriften
- Dinge, die nicht enthalten sind
- Roberts Order Rules
Die Kirche ist eine Organisation mit einem Vorstand. Genaue Sitzungsprotokolle sollten als rechtmäßige Aufzeichnung Ihrer Ereignisse aufbewahrt werden. Das Protokoll zeichnet die Ereignisse des Treffens in einem logischen Format auf und wird zur rechtlichen Dokumentation der kirchlichen Angelegenheiten. Sie werden vom Kirchenvorstand gehalten und sollten nicht allgemein an Mitglieder oder an die Medien weitergegeben werden. In einem Gericht werden die Sitzungsprotokolle hoch angesehen, während die Erinnerung an eine Veranstaltung durch eine Person möglicherweise nicht dieselbe Autorität trägt.
Erster Teil des Treffens
Der erste Abschnitt des Sitzungsprotokolls einer Kirche sollte den Namen der Kirche, Datum, Uhrzeit, Ort, Art der abgehaltenen Versammlung (regelmäßig, Notfall, Spezial), Namen der Mitglieder, Mitglieder enthalten (Quorum ist, wenn die meisten Ratsmitglieder anwesend sind.) Dieser Abschnitt sollte auch die Ergebnisse aller Aktionen der vorherigen Sitzung enthalten und dieses Protokoll genehmigen.
Zweiter Teil des Treffens
Der zweite Abschnitt ist das Gremium der Besprechung. Der Empfang der Mitglieder sowie das Öffnen und Schließen des Gebets sollten einbezogen werden. Jede einzelne Bewegung muss im Text genau erfasst werden, wobei Stimmen und Ergebnis (Annahme oder Ablehnung) gezählt werden. Richtig geschriebene Namen, Geldbeträge und Beschreibungen der einzelnen Schritte sind sehr wichtig. Wenn die Kirche vor ein Gericht gerufen wird, kann das Protokoll der Versammlung erforderlich sein, um einen Antrag zu beweisen oder zu widerlegen. Die Minuten spiegeln die spirituelle Natur der Kirche wider und werden zu seiner Stimme. Wenn der Sitzungsprotokoll ordnungsgemäß abgeschlossen ist, umfasst er alle Handlungen der Kirche vom Anfang bis zur endgültigen Lösung.
Dritter Teil des Treffens und Unterschriften
Der letzte Abschnitt sollte enthalten, wer die Unterbrechung und den Zeitpunkt des Schließens angegeben hat. Dieser Abschnitt kann auch Datum, Uhrzeit und Ort des nächsten Meetings enthalten. Es wird empfohlen, dass die Sekretärin das Protokoll unterschreibt. Wenn der Rat es wünscht, kann der Präsident es auch unterschreiben, es ist jedoch nur eine Unterschrift erforderlich. Normalerweise werden die Protokolle bei der nächsten Sitzung, wenn sie genehmigt werden, offiziell. Bis dahin werden sie als inoffiziell bezeichnet. Das Protokoll sollte in einer Datei oder einem Ordner auf der Hauptkirche aufbewahrt und in chronologischer Reihenfolge abgelegt werden.
Dinge, die nicht enthalten sind
Übermäßig detaillierte Berichte sind nicht erforderlich, es wird jedoch eine ausreichende und gründliche Beschreibung der Maßnahme empfohlen. Meinungen, Phrasen und wertende Diskussionen sollten nicht einbezogen werden. Denken Sie daran, dass der Zweck des Sitzungsprotokolls darin besteht, die auszuführenden Aktionen / Bewegungen aufzuzeichnen. Zurückgenommene Züge müssen nicht enthalten sein.
Roberts Order Rules
Die meisten Kirchen halten sich an Roberts Order Rules. Henry Martin hat die Regeln erstellt, um ein ruhiges und ordentliches Treffen zu gewährleisten. Seit der ersten Ausgabe im Jahr 1876 haben die "Order Rules" ein professionelles Verhalten beibehalten und bieten eine organisierte Möglichkeit, Meetings abzuhalten. Fragen zum Regierungsrecht werden auf den Seiten des Buches beantwortet. Jede Ausgabe wird umfassender, da sie allgemein auf Fortschritte bei Technologie und Geschäftspraktiken reagiert.
