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Die herkömmliche Papierarchivierung wurde weitgehend durch das Speichern von Dateien in Datenbanken auf einem Computer ersetzt oder unterstützt. Die traditionelle Archivierung hat Vor- und Nachteile. Papierdateien sind zwar immer griffbereit und leicht zugänglich, beanspruchen aber auch viel Platz und Papierverschwendung. Die Entscheidung, ob ein traditionelles Ablagesystem für Sie geeignet ist, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Anwaltskanzleien und Unternehmen, die über Krankenakten verfügen, verfügen möglicherweise über Dateien, die sich schnell ändern und wachsen. Daher ist die traditionelle Papierablage der einzig wirksame Weg, um mit den täglichen Entwicklungen Schritt zu halten.
Einfacher Zugriff
Die herkömmliche Dateiorganisation ist leicht zugänglich. Die Dateien befinden sich physisch an einem zentralen Ort. Wenn Sie nichts finden, können Sie sich die Zeit nehmen, jede Datei durchzugehen, bis Sie genau das finden, wonach Sie suchen. Die Möglichkeit, Ihre Dateien anzuzeigen, zu berühren und zu lesen, kann Ihnen immer dabei helfen, darüber nachzudenken, wie Sie Aspekte Ihres Unternehmens innovieren können.
Einfach zu verstehen
Herkömmliche Ablagesysteme sind normalerweise leicht zu verstehen. Die Archive können auf verschiedene Arten organisiert werden, einschließlich alphabetisch, nach Fach oder Kompetenz, numerisch, nach Datum, Ort oder in der Reihenfolge ihrer Bedeutung. Auch wenn Sie das zu verwendende Ablagesystem zunächst nicht verstehen, können Sie dies herausfinden, indem Sie die Archive durchsuchen und auf die Definition der Faktoren achten.
Veraltet
Andererseits wurde die herkömmliche Archivierung von Dateien in vielen Organisationen durch einen Computer ersetzt. Immer mehr Unternehmen scannen und laden ihre Dateien auf Bürocomputer herunter. Mit dieser Methode können Mitarbeiter die Dateien finden und sofort mit der Suchdatenbanksoftware hochladen, was Zeit spart und die Produktivität erhöht.
Schwieriger Schutz
Die herkömmliche Archivierung von Dateien bietet keinen ausreichenden Schutz. Brände oder andere Naturkatastrophen können Dateien zerstören, was zu Geschäftsverlusten führen kann. Das Sichern herkömmlicher Dateien nimmt Zeit in Anspruch und erfordert stundenlanges Kopieren, Beschriften und erneutes Archivieren.
Platzmangel und Effizienz
Die herkömmliche Dateiorganisation kann außer Kontrolle geraten. Die Anzahl der zu organisierenden Dateien wächst mit Ihrem Unternehmen. Es kann zu Kopfschmerzen werden, wenn es darum geht, Platz für alle Papiere zu finden. Die effiziente Archivierung von Objekten kann ebenfalls zu einer Herausforderung werden.
