Inhalt
Das Führen oder Arbeiten in einem Unternehmen erfordert Professionalität, Organisation und Kommunikation. Irgendwann sollte jedes Unternehmen in der Lage sein, einen Geschäfts- und / oder Geschäftsbrief korrekt zu verfassen und weiterzuleiten. Das Format und der Inhalt des Dokuments sollten eine professionelle Geschäftshaltung widerspiegeln. Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Art von Brief zu schreiben. Zwei von ihnen werden von den meisten Unternehmen als akzeptabel betrachtet.
Grundstruktur
Geschäftsbriefe werden normalerweise auf Briefbogen geschrieben und gedruckt. In solchen Fällen befinden sich die Informationen des Absenders (z. B. Name des Unternehmens, Anschrift und Telefonnummern) bereits auf dem Briefkopf und sollten nicht im Brief enthalten sein. Wenn kein Briefkopf verwendet wird, sollten diese Informationen enthalten sein. Das Ausstellungsdatum des Briefes sieht folgendermaßen aus: Tag / Monat / Jahr.
Der Name des Empfängers erscheint nach dem Datum und beginnt mit einem persönlichen Titel, z. B. "Herr". oder "Frau" und der Name Dann wird die Begrüßung angezeigt, die denselben Titel verwendet wie die Empfängerinformationen.
Der Textkörper kommt nach der Begrüßung. Es ist wichtig, dass ein Geschäftsbrief kurz, sachlich und professionell ist - obwohl es auch ratsam ist, einen freundlichen Ton zu halten.Der Brief endet mit einem Abschluss, normalerweise einem Satz, wie z. B. "Mit freundlichen Grüßen" oder "Dankbar" und der Unterschrift des Absenders.
Meist verbreiteter Stil
Der beliebteste Geschäftsbriefstil ist der Block. Um den Regeln dieses Formats zu folgen, muss der gesamte Text links ausgerichtet sein. Die Standardeinstellung ist Schriftgröße 12, und es wird empfohlen, den Stil "Times New Roman" zu verwenden. Das Dokument sollte einen einfachen Abstand zwischen den Zeilen haben, aber zwischen den Absätzen oder Abschnitten doppelt. Dazu gehören Absätze, Absender- und Empfängerinformationen sowie Schließungen. Die Verwendung des Blockformats ist ein Industriestandard.
Der zweithäufigste Stil
Das modifizierte Blockformat ist der am zweithäufigsten verwendete Typ in der Geschäftswelt. Es hat eine ähnliche Struktur wie das Blockformat, jedoch mit einigen Unterschieden. Wie im Blockformat hat der Modifizierte einen einfachen Abstand zwischen Zeilen und ein Doppel zwischen Absätzen. Die Schriftart ist "Times New Roman", Größe 12. Darüber hinaus ist das Textformat auch linksbündig (außer Datum und Schließung, die zentriert sind). Während dieser Stil für Geschäftsbriefe akzeptabel ist, ist er weitaus weniger verbreitet als das Blockformat.
Bonusstil
Der dritte und letzte übliche Typ von Geschäftsbriefen ist das Semi-Block-Format. Es ist im Allgemeinen kein akzeptables Format für Geschäftsbriefe, wird jedoch in einigen seltenen Fällen verwendet. Dieser Stil ist dem Block sehr ähnlich, der einzige Unterschied liegt am Anfang des Absatzes. Anstatt dass alle Zeilen nach links ausgerichtet sind, wird die erste Zeile jedes Absatzes eingerückt. Dies ist ein sehr verbreiteter Stil für Aufsätze, wird jedoch im Geschäftsschreiben nicht weit verbreitet. Die Schrift "Times New Roman", Größe 12, ist in diesem Textstil sehr verbreitet, kann jedoch durch die Schrift "Arial" ersetzt werden.
