Inhalt
Meetings mit gut dokumentierten Protokollen sind effektiver und effizienter als ohne eine solche Aufzeichnung. Entscheidungen werden notiert und Aktionselemente und wer für diese verantwortlich ist, werden verfolgt. Wesentliche Elemente der Diskussion werden beschrieben, damit Personen, die nicht an dem Meeting teilgenommen haben, leicht herausfinden können, was passiert ist, ohne Zeit für neue Begegnungen zu verschwenden. Durch das Erstellen von Minuten können Sie Ihrem Ruf gute Ergebnisse für großartige Meetings hinzufügen.
Entscheidungen
Jede Person in einer Besprechung hat ihre Sicht darauf, was passiert ist und was beschlossen wurde. Bei der Aufzeichnung dieser Entscheidungen und ihrer Veröffentlichung als Teil des Protokolls gibt es eine offizielle Version der Entscheidung, falls künftig Unstimmigkeiten auftreten.
Das Protokollieren kann auch zu mehr Klarheit über die Entscheidung führen. Um sicherzustellen, dass die Notizen korrekt sind, wenn die Diskussion unklar ist, stellt die Sekretärin möglicherweise Fragen wie "Also stimmt jeder zu, dass die Produkteinführung im Juli oder August stattfinden wird?" Dadurch verlassen alle Teilnehmer das Meeting mit dem gleichen Verständnis.
Aktionselemente
Das Aufzeichnen vereinbarter Aktionselemente in einer Besprechung ist besonders für Gruppen hilfreich, die sich regelmäßig treffen. Durch die Überprüfung der Elemente aus früheren Meetings können Sie leicht erkennen, was noch zu tun ist. Dies gibt den Teammitgliedern einen Anreiz, ihre Aufgaben vor dem Meeting durchzuführen.
Gesetzliche Anforderungen
In einigen Fällen, z. B. bei Vorstandssitzungen, kann das Protokoll eine Anforderung der Satzung der Gruppe sein. Sie können als rechtliche Dokumente für Zwecke wie Steuern und Prüfungen betrachtet werden. Diese Unternehmen haben in der Regel eine Sekretärin, die bei allen Sitzungen für das Protokoll verantwortlich ist.
Definieren eines Sekretärs
Da genaue Protokolle wichtig sind, muss jede Besprechung eine bestimmte Sekretärin haben. Das Erstellen vollständiger Notizen und die aktive Teilnahme an der Besprechung kann eine Herausforderung darstellen. Daher empfiehlt es sich häufig, dass der Seminarleiter eine andere Person wählt, um die Fakten aufzuzeichnen. Dieser Mitarbeiter sollte die Entscheidungen, Handlungspunkte und die Diskussion der Besprechung klar und präzise festhalten. Sehr große Texte dürfen nicht gelesen werden.
Styles
Es gibt verschiedene Stile zum Schreiben von Besprechungsprotokollen. Bei Ratssitzungen, bei denen es sich um rechtliche und offizielle Dokumente handelt, können Gesetze vorschreiben, welche Informationen in den Texten enthalten sind. Bei einigen Protokolltypen wird die Diskussion nicht aufgezeichnet, die zu der endgültigen Entscheidung zu einem bestimmten Thema geführt hat.
In Geschäftsmeetings oder Projektteams ist es jedoch in der Regel effektiver, die wichtigsten Punkte der Diskussion zu erfassen. Die Aufzeichnung dieser Punkte ist für Personen nützlich, die nicht anwesend sein könnten oder sich an das zuvor Besprochene erinnern möchten, damit beim nächsten Meeting keine Zeit verloren geht.
